菁英英文補習班、日文補習班
-實體線上學英文日文一致推薦

寫英文信件到底要怎麼稱呼，有時候會怕不小心犯了什麼書寫錯誤，遲遲不知怎麼下筆嗎？也不知道要怎麼結尾才禮貌又得體？

這篇整理出正式與非正式的適用稱呼和結尾，讓你下次能寫出令客戶和上司都滿意的 e-mail！

首先需要先清楚了解寫的對象為誰？才能決定這篇是「正式」還是「非正式」的形式

以前對於英文的商用書信都會以正式的形式，但現在有許多公司更偏向「非正式」的寫法，像是新創公司，因此在開始寫信件前要先確認公司較適合哪種風格。

確認完要以哪種形式為主，就先從稱呼開始下筆吧！

正式：

•　已知收信人：

最常見的用法就是 Dear 加收信人的名子

- Dear Mr.Sam Wang,
  加稱謂的用法較正式，適用於寄信給長輩或客戶。

 - Dear Professor Wang,
   若知道收信人的職稱能把職稱加在姓氏(last name)前。

 注意：當收件人為女性時記得避免使用 Mrs，因為你無法得知她是否已婚。

•　不知收信人：

 - Dear Human Resources Director,(人資總監)
  有時候會遇到不知道收信人的資訊，但至少能寫你預期的收信人是誰。

 - Dear [Company Name] Team,
   若你無法確定收信人的名子和職稱，可以寫 XXX 公司團隊。

 - Dear Sir or Madam,
 - To whom it may concern:
   若你無法確定收信人所有的相關資訊，就能用這兩個形式，
   但要注意 To whom it may concern 後面的符號是冒號「：」，而非逗號「，」!

非正式：
 - Dear Sam,
   當收信人是較同輩的同事或熟悉的合作夥伴，可以直接在 Dear 後面加名子(first name)。
 - Hello Anna,
 －Hi Eric,
    這些都是滿常見「非正式」的用法。

        
結尾敬語：

正式：
-Sincerely, / Yours sincerely,
若不確定其他用法，就用Sincerely，因為這是最正式又最安全的結尾敬語。

-Yours faithfully,
適用於還不知道收信人的名子。

-Yours respectfully,
因為 respectfully 是尊敬的意思，所以這可用在當收信人為長輩的時候。

正式結尾範例：

Sincerely,

Sam Wang
Digital Marketing Manager（職稱）, ABC Company（公司名子）
[Email address goes here 信箱]
[Phone number goes here 手機連絡]
 

非正式：
-Best,
這是非正式用語最常用、安全的方法。雖然相對在正式的商業信件不常使用，但這依然是禮貌又保險的方法。

-Cheers,
滿常見於英國、澳洲、紐西蘭等英語系國家，用的時機為平輩或相同層級的同事之間在互相打氣的時候。

-Rgds,
此結語是“Regards”的簡寫，因為這過於簡化，書信商用往來不適合，僅適用於手機簡訊。

也可以用更口語化的輕鬆結語，會令收信人感覺更親切又不失禮貌
-Take care, 保重
-See you later, 等下見
-See you soon, 稍後再見
-Happy Friday, 週五愉快
-Have a good weekend! 周末愉快
 

非正式結尾範例：

Happy Friday,

Sarah

最後提醒如果你不確定要寫哪種形式的信件，最好先選擇「正式」的風格比較保險喔！
 

菁英英文補習班 ｜ 多益補習班 ｜ 托福考試 ｜ IELTS課程 ｜ 日文會話課程 ｜ 美國遊學費用 ｜ JLPT測驗 ｜ 日本留遊學 ｜ SAT補習班 ｜ 海外遊學推薦